Die Mitgliederversammlung für Vereine ist vielen Vorständen ein lästiges Muss. Mach daraus doch ein famoses Soll.
Wenn du es richtig anpackst, freuen sich deine „Schafe“ auf die Jahresversammlung.
Worauf du bei der Mitgliederversammlung achten solltest
«Um ein tadelloses Mitglied einer Schafherde sein zu können, muss man vor allem ein Schaf sein.“ Nobelpreisträger Albert Einstein hat das einst gesagt.
Besonders populär ist die Durchführung der VV, MV oder GV nicht. Unser User Marc kommentierte am 21. Februar 2019: «Bei vielen Vereinen ist die Mitgliederversammlung ein eher unbeliebtes Thema. Termin finden, Ort finden und dann sollte auch noch jemand teilnehmen.»
Aufgeschoben ist nicht aufgehoben
Auch Marc trifft, wie Einstein, den Nagel auf den Kopf. Zumal mit Corona ein weiterer Unsicherheitsfaktor hinzu gekommen ist. Falls du wegen der Pandemie unsicher bist, empfehlen wir die GV nicht abzusagen. Verschieb sie auf unbestimmte Zeit, wenn dies ohne Gefahr für die Gesundheit der Mitglieder möglich ist.
Worauf du achten musst
Gut absprechen, wer was macht.
Die Vereinsversammlung ist im Art. 64 ZGB gesetzlich geregelt. Die ersten drei Punkte sind eminent:
- Die Versammlung der Mitglieder bildet das oberste Organ des Vereins.
- Sie wird vom Vorstand einberufen.
- Die Einberufung erfolgt nach Vorschrift der Statuten und überdies von Gesetzes wegen, wenn ein Fünftel der Mitglieder die Einberufung verlangt.
Wer macht was?
Einberufen wird die Versammlung also vom Vorstand. Und organisiert und durchgeführt? Eigentlich auch vom Vorstand oder, wenn vorhanden, der Geschäftsleitung.
Tipp: Hast du in deinem Vorstand oder im Verein jemand, der richtig gerne organisiert? Dann frag ihn/sie oder bilde ein Organisationskomitee OK und delegiere die Aufgabe. Behalte als Vorstand die Vorbereitungen im Auge, aber vertraue deinem OK.
Checklist
| Was? | Wann? | Wer? |
| Datum, Zeitpunkt und Ort bestimmen. Terminkollision mit anderen Anlässen vermeiden. | So früh wie möglich. | Vorstand |
| Lokal und benötigte Infrastruktur reservieren. | So früh wie möglich | |
| Grobplanung und Traktandenliste. | 2-3 Monate zuvor | Vorstand |
| Termingerechte Zustellung der schriftlichen Einladung mit Traktandenliste. Entweder mit separatem Brief und / oder Information im Vereinsbulletin. Publikation auf der Vereins-Website. | Gemäss Normstatuten mindestens sechs Wochen vorher | Vorstand |
| Rahmenprogramm? Referent? Unterhalter? | Vorstand | |
| Zusätzliche Einladung an Gäste (evt. Medien) | Zeitlich mit schriftlicher Einladung an Mitglieder | |
| Absprachen mit Verantwortlichen für Lokal, Infrastruktur und Verpflegung führen. Ungefähre Teilnehmerzahl fixieren. | Mindestens 1 Monat vorher | |
| Anträge der Mitglieder im Vorstand besprechen. Verhalten und Taktik beschliessen. Rücksprache mit Antragsteller. | Eingabefrist gemäss Statuten beachten | Vorstand |
| Drehbuch mit Zeitplan erstellen. Zuteilung der einzelnen Traktanden an die Vorstandsmitglieder. Protokollführung, Gästebetreuung sicherstellen. | 2 Wochen vorher | Vorstand |
| Kontrolle Lokalitäten, Einrichtung, Infrastruktur, Dekoration. Letzte Vorbesprechungen mit zuständigen Verantwortlichen (Eingangskontrolle, Bestuhlung, Verpflegung, Apéro, Sicherheit). Speziell überprüfen: technische Hilfsmittel wie Mikrophone, Hellraumprojektor, Beamer. | 1 Tag vorher | Vorstand |
| Ablauf gemäss Drehbuch, Betreuung Gäste | Einige Stunden zuvor | Vorstand |
| Protokollführung: Reinschrift innerhalb vorgegebener Frist überprüfen. | Danach | Präsident Vorstand |
Quelle: Samariterbund Schweiz
Neuer Präsident – wer unterschreibt?
Es wird ein neuer Präsident gewählt und nachher fragt man sich, wer muss das Protokoll unterschreiben? Das Protokoll wird vom Protokollführer und dem Vorsitzenden der Versammlung unterzeichnet. Der Vorsitzende ist, wer die Versammlung geleitet hat.
Die Statuten werden von einem unterschriftsberechtigten Mitglied des Vorstands unterzeichnet. Sind nur zwei Vorstandsmitglieder gemeinsam unterschriftsberechtigt, müssen zwei Vorstandsmitglieder unterzeichnen.
Ängste und Sorgen: die Rede oder das renitente Mitglied
41 Prozent der Menschen stehen nicht gerne vor Publikum. Denk daran, falls du für die Versammlung eine Rede halten musst. Du bist mit deiner Furcht nicht allein. Aber da musst du jetzt durch, darum:
- Schau die Leute an, nimm Sichtkontakt auf.
- Signalisiere, ich bin da. Du wirst bemerken, dass dir so manch wohlwollendes Gesicht entgegenblickt. Das tut gut.
- Lächle. Sei freundlich.
Wenn ein Mitglied sich nicht mehr spürt…
Ein weiteres Sorgenfeld sind «renitente Mitglieder». Wie gehst du mit jemandem um, der die Versammlung stört? Jemand, dessen Redefluss du kaum unterbrechen kannst? Sprich die Person an und:
- Kontrolliere deine Emotion
- Bleibe freundlich
- Spar dir Ausreden
- Verstehe das Problem
- Stelle dich nicht über die andere Person
- Frage, was die Situation verbessern würde
Und wenn das alles nicht hilft? Und der/die jemand redet und redet und redet? Dann wird die Person höflich, aber bestimmt aus dem Raum begleitet.
Die Person droht und zetert und will die Beschlüsse anfechten? Das Gesetz und Art. 67 ZGB formulieren das so: «Über Gegenstände, die nicht gehörig angekündigt sind, darf ein Beschluss nur dann gefasst werden, wenn die Statuten es ausdrücklich gestatten.»
Mach ein Happening
Gruppenfoto mit allen. Ein Happening an der GV.
Die Mitgliederversammlung für Vereine liegt an – aber die Organisation liegt dir auf dem Magen. Eingangs haben wir dir geraten, jemanden zu suchen, der die Versammlung mit Freude organisiert. Vielleicht findest du niemand und es liegt trotzdem an dir.
Tipp: Mach ein Happening aus der Versammlung. Organisier ein leckeres Catering. Engagiere einen Unterhalter. Nutze die Gelegenheit und mach mal wieder ein dynamisches Foto mit möglichst vielen Mitgliedern.
Ein fröhliches «Cheeeeeeese» und deine Social Media-Kanäle oder die Website freuen sich über neue Schnappschüsse aus dem Vereinsleben.
Du wirst sehen, diese kleine «Ablenkung» kann Balsam für die geschundene Organisations-Seele sein. Denn plötzlich überdeckt die Vorfreude auf das feine Essen oder den gemeinsamen Foto-Plausch den Ärger über das «mühselige» Organisieren.
Hast du Fragen oder Anmerkungen? Wir freuen uns über deinen Kommentar.